Краткий вывод: В большинстве случаев подотчетным лицом считается только лицо, находящееся в трудовых отношениях с предприятием (трудовой договор, договор ГПХ или иной договор, закрепляющий права и обязанности). Однако закон допускает выдачу средств под отчёт и подрядчикам, и представителям советов директоров, если с ними заключён соответствующий договор (трудовой, гражданско‑правовой или иной юридически оформленный документ). Третьи лица, не имеющие такого договора, подотчетными не являются.
Что такое подотчетные лица?
Подотчетным лицом (далее – ПЛ) называют физическое лицо, которому организация выдает денежные средства под отчёт для выполнения служебных или хозяйственных задач. По окончании периода ПЛ обязан предоставить документальное подтверждение расходов (чеки, счета‑фактуры, акты выполненных работ) и вернуть неиспользованные средства.
- Средства учитываются на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (дт 71).
- Оказание аванса фиксируется в бухгалтерском документе (приказ, распоряжение).
- После утверждения отчёта суммы могут быть включены в затраты (дт 70 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»).
Основные признаки ПЛ
- Существует юридическое основание (трудовой договор, договор ГПХ, договор полномочий).
- Лицо получает денежные средства от организации с обязательством возврата или предоставления отчёта.
- Средства предназначены для выполнения служебных обязанностей или хозяйственных нужд предприятия.
Правовая база
Регулирование вопросов подотчётных средств осуществляется несколькими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ – определяет порядок выдачи авансов работникам и необходимость их согласия (письмо Роструда 3044‑6‑0 от г.).
- Налоговый кодекс РФ (ст. 247, 260) – описывает налоговый учёт авансов и порядок их возврата.
- Положение Банка России «О порядке выдачи наличных средств под отчёт» – устанавливает лимиты, порядок оформления и требования к документам.
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» – предписывает ведение аналитического учёта по каждому ПЛ.
Кто может стать подотчётным лицом?
Работники предприятия (основная группа)
Это любые сотрудники, включённые в штат предприятия, в т.ч.:
- Постоянные сотрудники (полный и неполный рабочий день);
- Совместители, временные работники;
- Члены руководящего совета (директора, заместители, члены совета директоров), если они официально трудоустроены.
Сотрудники на основании гражданско‑правового договора (ГПХ)
В законодательстве допускается выдача авансов и подрядчикам, если с ними заключён договор ГПХ (договор оказания услуг, подряда и т.п.). В этом случае они также считаються подотчётными лицами, но только при наличии письменного договора, фиксирующего их обязанности по возврату средств.
Представители органов управления (совет директоров, наблюдательный совет)
Если в уставе или в решении собрания акционеров предусмотрена возможность выдачи средств под отчёт, такие лица могут быть ПЛ. При этом также требуется оформление приказа/распоряжения и подписания согласия.
Что НЕ считается подотчётным лицом?
Третьи лица, не имеющие юридического основания (трудового договора, договора ГПХ, доверенности) – например, друзья, родственники, случайные поставщики – не могут получать деньги под отчёт. Выдача средств таким лицам противоречит требованиям Банка России и налогового законодательства и считается нарушением.
Порядок назначения и выдачи средств под отчёт
- Определение необходимости – руководитель проекта формулирует цель расходов.
- Назначение ПЛ – приказом или служебным распоряжением указывается ФИО, должность, сумма аванса, срок возврата.
- Согласие работника – согласно письму Роструда, необходимо получить письменное согласие ПЛ на получение аванса.
- Выдача средств – через кассу (дт 71) или банковский перевод (дт 71/Кт 51). При выдаче наличных сопровождающий документ – акт выдачи.
- Отчётный период – ПЛ собирает подтверждающие документы (чек, акт, счет‑фактуру) и заполняет форму отчёта.
- Утверждение отчёта – бухгалтерия проверяет корректность, начисляет затраты (дт 70) и закрывает позицию (кт 71).
- Возврат неиспользованных средств – ПЛ подписывает акт возврата, который отражается в бухгалтерском учёте.
Бухгалтерский и налоговый учёт
- Все операции фиксируются на счёте 71; При возврате средств – Кт 71.
- После подтверждения расходов – Дт 70 (затраты) и Кт 71.
- Налоговый учёт: аванс считается доходом ПЛ, но в момент возврата или подтверждения расходов он не подлежит налогообложению.
- В случае невозврата средств без документального подтверждения – сумма считается доходом ПЛ и подлежит удержанию НДФЛ (13 % или 15 % в зависимости от региона).
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Выдача аванса лицу без договора | Нарушение банковских инструкций, штрафы ФНС. | Обязательно проверять наличие трудового или ГПХ‑договора. |
| Отсутствие письменного согласия ПЛ | Отказ в признании расходов, возможные налоговые доначисления. | Получать подпись на форме согласия до выдачи средств. |
| Неоформленные возвраты | Неудовлетворительная бухгалтерская отчетность, риск наложения штрафов. | Подписывать акт возврата и фиксировать в журнале кассы. |
ЧаВо (FAQ)
- Можно ли выдать деньги под отчёт подрядчику, не являющемуся сотрудником?
- Да, если с подрядчиком заключён письменный договор ГПХ, в котором предусмотрено возмещение расходов и обязательство возврата неиспользованных средств.
- Нужен ли приказ руководства для выдачи аванса?
- Обязательно. Приказ (или служебное распоряжение) фиксирует сумму, цель, срок и лицо‑получатель.
- Какой максимальный лимит на выдачу средств под отчёт?
- Лимит устанавливается внутренними нормативными документами организации; согласно Банку России – не более 100 % от плановой суммы расходов, но обычно – до 20 % от месячного фонда оплаты труда.
- Можно ли оформить подотчётное лицо через доверенность?
- Только если доверенность выдана сотруднику, уже находящемуся в трудовых отношениях с организацией, и в ней явно указана цель выдачи средств под отчёт.
Подотчетными лицами в большинстве случаев являются только работники предприятия, однако законодательство допускает включение в эту группу и:
- Сотрудников, работающих на основании гражданско‑правовых договоров (ГПХ);
- Членов советов директоров и иных органов управления, если они официально трудоустроены или имеют договор полномочий.
Третьи лица без юридического основания не могут быть подотчетными. При соблюдении всех требований (договор, согласие, приказ, документальное подтверждение) процесс выдачи средств под отчёт будет прозрачным, а бухгалтерия и налоговые органы не предъявят претензий.
Помните: правильное оформление — залог финансовой дисциплины и защиты от налоговых рисков!
Дата публикации: